회의 문화와 보고 문화 개선방안

목차

• 회의문화 개선방법
• 보고문화 개선방법

 

1. 회의문화 개선방법

회의의 양과 질에 있어 슬림화를 통해 실질적 회의문화를 개선하기 위함이다. 회의 운영의 효율성 및 효과성을 향상하기 위해 필요한 환경을 시스템화하여 회의문화를 적극적으로 개선해보자. 

임원 주재 회의체를 중심으로 정기 회의체 현황을 파악하고 회의체별 실시 목적, 참석 대상자, 주기 등 회의 전반에 대한 정보도 파악한다. 통폐합 또는 위임이 가능한 회의체를 선별하여 정기 회의체 수를 줄이고 회의 시스템을 통해 회의 전반을 운영 관리한다. 

회의 준비 시는 회의별 참석 대상자 등록 및 회의 안내 및 참석현황 등을 입력하고 회의자료를 사전 공유한다. 회의 진행 시에는 회의 자료별 타이머를 사전 설정하고 회의 시 사이트에 접속하여 회의자료를 확인할 수 있도록 한다(불필요한 출력은 최소화한다) 회의록 즉시 작성하여 참석 대상자들에게 공유하고 회의 내용 중 담당자별 F/U사항 메일로 전달한다. 이를 담당자별 F/U 실행 여부 건수별 현황에서 관리될 수 있게 등록해놓는다.

또한 가지, 결론이 나지 않고 계속되는 회의, 별다른 내용이 없는 상사의 강의나 훈계식 회의, 일방적인 명령 분위기의 강압적 회의, 논의 결과가 실무에 반영되지 않는 회의, 장시간 회의 등이 있다면 회의문화를 개선하여 업무 생산성을 높여야 한다. 회의 문화에 대한 현상 분석 및 회의실 개선활동 등을 실시하고 바람직한 회의문화에 대한 회의도감 및 원칙, 룰 등을 정립하여 각종 홍보, 안내를 통해 전파하고 회의문화 정착을 위해 Check list, 회 파라치 등을 활용하여 모니터링한다.

 

2. 보고문화 개선방법

보고문화 개선을 통해 신속한 의사결정을 도모할 수 있다. 불필요한 보고에 소요되는 시간을 제거하여 업무의 본질에 몰입하고 업무 효율성을 제고한다. 보고문화 유형에 따라 보고 예약제, 집중 보고 시간제 등을 도입하여 병행 실시하고 조직 특성에 따라 다양한 SOS운동 추진기능, 온라인으로 메시지를 명확하게 할 수 있도록 가이드한다. 

SOS운동 추진 과정은 보고절차의 단순화를 통해 간단한 보고는 문자메시지, 이메일, 구두 및 전화를 이용하고 보고의 신속화를 통해 모든 자료의 기초가 되는 기초 업무 데이터를 늘 숙지한다. 보고서는 최대한 간소화하고 가급적 1매를 최선으로 하되, 2매 차선의 원칙을 준수할 수 있도록 한다.